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事務局の島津です。

今日は、内部のオシゴトのお話。

講師への謝礼金の清算の業務も事務局の大事なお仕事です。

一人一人が、先月講演した詳細をエクセルに打ち込み、それを本人に確認してもらい、交通費などを入力して事務局にかえしてもらう、、という流れです。

半日かかってた

ここからの取りまとめが結構大変で、各講師から上がってきたエクセル表の金額を、今度は支払いのために一枚のエクセルにまとめるという作業です。

この転写作業や確認作業で、講師の人数が多いと、半日ほどかかっていました。

マクロ神！

そこで、ちょと前職でちょっとだけかじってたマクロの登場。

っといっても、ネットに落ちているのをコピペするだけの、ど素人プログラムです。

「〇〇を△△するマクロ」

っと検索すると、プロの方達が懇切丁寧に、説明付きで作ってくださっているものがたっくさん出てきます。

これらを組み合わせ、ボタンにマクロを登録すると、

①「講師精算書」を開く

②一人づつ指定のセルを転写する

③合計を出して表を整える

④印刷する

っという作業を自動で行ってくれるため、ものの5分ほどで完了しました。

コスト意識

「自分はコストだ」

と言うと、ものすごくネガティブな響きにとらえられるかもしれません。

でも、会社の経理からすると事実です。

モノづくりの会社にいたから余計に感じるのかもしれませんが、1つの作業にかかるコストを、「分」もしくは「秒」単位で計算します。

だからこそ、そこに自分なりの工夫をし、１秒でも１円でも改善していくという面白みが出てきます。

そうして、わずかでも生まれた時間やお金を貯め、本来すべきことへつぎ込む。

ただし、ここをやりすぎると目的と手段が逆転してしまい、痛い思いを経験された方も多いのではないでしょうか。

そういうバランスは大事ですが、取り組んでみる価値はかなりあると思います！

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Facebook のプロフィール

島津 聖

ダンボール王子 / 事務局長 ： ファザーリング・ジャパン関西
2016年4月よりファザーリング・ジャパン関西の事務局長に就任。[⇒詳細プロフィール]